Rechtliche Hinweise & Datenschutzerklärung (EU / DSGVO-konform)

I. IMPRESSUM (Allgemeine Informationen)

Dieses Rechtsdokument gilt für die Website hejvite.com und alle damit verbundenen geschäftlichen Dienste, Coachings, Kurse, Medienangebote (Podcasts) und Social-Media-Kanäle (einschließlich unserer Profile auf LinkedIn und Instagram) der hejvite AB.

Firmenname: hejvite AB
Eingetragener Firmensitz: Nottebäck Bråvalla, 36444 Norrhult, Schweden
Organisationsnummer (Org.-nr): 559506-4501
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT ID): SE559506450101
Steuerstatus: Godkänd för F-skatt (Schweden)
Geschäftsführung (Styrelse): Sergej-Kasimir Ross, Susan Grahl
Mobil: +4673-671 66 38
Zentrale E-Mail: hej@hejvite.com

Haftungsausschluss & Urheberrecht

Haftung für Inhalte: Als Diensteanbieter sind wir gemäß § 7 DDG (Digitale-Dienste-Gesetz) für eigene Inhalte auf diesen Seiten nach den allgemeinen Gesetzen verantwortlich. Nach §§ 8 bis 10 DDG sind wir jedoch nicht verpflichtet, übermittelte oder gespeicherte fremde Informationen zu überwachen.
Urheberrecht: Die durch die Seitenbetreiber erstellten Inhalte und Werke auf diesen Seiten unterliegen dem Urheberrecht. Die Vervielfältigung, Bearbeitung, Verbreitung und jede Art der Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtes bedürfen der schriftlichen Zustimmung der Urheber.

II. DATENSCHUTZERKLÄRUNG

1. Geltungsbereich dieser Richtlinie

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die hejvite AB personenbezogene Daten von Nutzern, Privatkunden und Geschäftspartnern („Nutzer“, „Sie“) erhebt, verwendet, speichert und schützt, die auf die Website zugreifen, unsere Dienste, Medien (z. B. Podcasts) und Social-Media-Kanäle nutzen oder Angebote (wie Workations, Coachings und Kurse) in Anspruch nehmen.

2. Verantwortlicher

Für die Zwecke der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) ist der Verantwortliche:

Firmenname: hejvite AB
Adresse: Nottebäck Bråvalla, 36444 Norrhult, Schweden
Ansprechpartner Datenschutz: Sergej-Kasimir Ross
E-Mail: sergej.ross@hejvite.com

3. Von uns erfasste personenbezogene Daten

Wir können die folgenden Kategorien personenbezogener Daten erheben und verarbeiten:

Identifikations- und Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname, Position im Unternehmen (bei B2B-Kunden).
Technische Daten & Logfiles: IP-Adresse, Browsertyp, Geräte- und Betriebssystemdaten, Datum/Uhrzeit des Zugriffs.
Nutzungs- und Interaktionsdaten: Besuchte Seiten, Sitzungsdauer, Interaktionen auf der Website, Interaktionen auf unseren Social-Media-Kanälen sowie Interaktionsdaten aus dem Empfang unseres Newsletters (z. B. Öffnungs- und Klickraten).
CRM- und Stammdaten: Daten, die wir im Rahmen unserer Kommunikation (z. B. bei Erstgesprächen, Coaching-Anfragen, Telefonaten, Videokonferenzen inkl. Audio- und Videodaten, E-Mail-Korrespondenz oder Networking) direkt erhalten oder erheben und manuell in unserem CRM-System erfassen.
Formular- und Umfragedaten: Daten, die Sie aktiv in unsere Online-Formulare eintragen.
Testimonial- und Bilddaten: Namen, Zitate, Feedback, Logos sowie Bild- oder Videomaterial von Kunden, die wir nach ausdrücklicher Freigabe für unsere Außendarstellung und Marketingzwecke nutzen.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheits- und Vitaldaten): Soweit im Rahmen unserer Coachings, Kurse oder Analysen gesundheits-, fitness- oder vitalbezogene Daten erhoben werden, erfolgt die Speicherung dieser Daten in einem besonders geschützten Bereich innerhalb unserer Google-Workspace-Infrastruktur (Google Drive) unter Anwendung strenger interner Zugriffskontrollen. Soweit solche Daten vorab digital über Typeform übermittelt werden, erfolgt dies in strikt pseudonymisierter bzw. anonymisierter Form.
Buchungs-, Kurs- und Belegungsdaten: Daten zu Ihren Aufenthalten, Workations, gebuchten Kursen und Coaching-Einheiten, die uns direkt oder über externe Plattformpartner übermittelt werden.
Zahlungs- und Rechnungsdaten: Bankverbindungen, Rechnungsadressen und Buchungsdetails, die im Zuge der manuellen Rechnungsstellung und Banküberweisung verarbeitet werden.

4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 Abs. 1 und Art. 9 DSGVO:

Einwilligung des Nutzers, z. B. beim Newsletter-Abonnement, bei Interaktionen auf Social Media oder der Veröffentlichung von Kunden-Testimonials (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO);
Ausdrückliche Einwilligung für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten im Rahmen von Coachings und Analysen (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO);
Erfüllung eines Vertrages (z. B. Coaching-Vertrag, Kurs-Teilnahme, Beherbergung) oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO);
Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO);
Berechtigte Geschäftsinteressen von hejvite AB (z. B. effizientes Kundenbeziehungsmanagement, Gewährleistung der IT-Sicherheit, zielgerichtetes Marketing, Optimierung unseres Kurs-, Medien- und Social-Media-Angebots), sofern diese Interessen die Rechte und Freiheiten des Nutzers nicht überwiegen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Verarbeitungszwecke

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

Zur Bereitstellung, Durchführung, Verwaltung und Optimierung unserer Services, Workations, Coachings und Kursangebote;
Zur Durchführung von zielgerichteten Vitalitäts-, Gesundheits- oder Bedarfsanalysen im Rahmen unserer Programme;
Zur Pflege von Kundenbeziehungen (CRM) und zur Dokumentation von Fortschritten in Coachings;
Zur Durchführung von Qualifizierungsgesprächen, virtuellen Meetings und Online-Coachings via Videokonferenz;
Zum Versand unseres E-Mail-Newsletters und von Marketingmitteilungen, sofern eine entsprechende Einwilligung vorliegt;
Zur Erstellung von werblichen Inhalten, Marketingmaterialien und Kunden-Testimonials (Erfahrungsberichten);
Zur Bereitstellung und Reichweitenmessung unserer Medienangebote (z. B. Podcasts) sowie zur Interaktion und Community-Pflege auf unseren Social-Media-Kanälen;
Zur manuellen Abwicklung von Rechnungen und Zahlungen;
Zur IT-Sicherheit und Betrugsprävention auf unserer Website.

6. Cookies und Tracking-Technologien

Die Website verwendet technisch notwendige Cookies zur Gewährleistung der Sicherheit und Funktionalität. Optionale Analyse- oder Marketing-Cookies (z. B. zur CRM-Verknüpfung oder Nutzungsanalyse) werden nur nach Deiner ausdrücklichen, freiwilligen Zustimmung über unser Cookie-Einwilligungsbanner aktiviert.

7. Datenweitergabe und Drittanbieter

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Zur Bereitstellung unserer Dienste arbeiten wir mit ausgewählten Dienstleistern zusammen, die streng an die DSGVO gebunden sind:

Hosting- und IT-Infrastruktur: Onepage GmbH, Deutschland (Betreiber der Plattform onepage.io). Die Datenverarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der EU.
HubSpot: Für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), die Verwaltung von Kurs- und Coaching-Teilnehmern sowie die strukturierte Kommunikation nutzen wir die Dienste von HubSpot (HubSpot Ireland Limited, Irland). Soweit Daten in die USA übertragen werden, ist ein angemessenes Datenschutzniveau durch die EU-Standardvertragsklauseln sowie das EU-U.S. Data Privacy Framework abgesichert.
Zoom: Zur Durchführung von digitalen Erstgesprächen, Online-Coachings und virtuellen Meetings nutzen wir den Videokonferenzdienst Zoom (Zoom Video Communications, Inc., San Jose, CA, USA). Soweit Daten in die USA übertragen werden, ist ein angemessenes Datenschutzniveau durch das EU-U.S. Data Privacy Framework sowie EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.
Mailerlite: Für den Versand und die statistische Auswertung unseres E-Mail-Newsletters nutzen wir MailerLite (MailerLite Limited, Irland). Mailerlite erfasst Daten wie Öffnungs- und Klickraten auf Basis Ihrer Einwilligung.
Typeform: Für Online-Formulare, Bewerbungen, Kurs-Einstufungen und Umfragen nutzen wir den Dienst Typeform (Typeform S.L., Spanien). Soweit Daten über die Infrastruktur in Drittländer übertragen werden, ist dies über EU-Standardvertragsklauseln rechtlich abgesichert.
Canva: Zur Erstellung von visuellem Marketingmaterial, Grafiken und der digitalen Aufbereitung von Kunden-Testimonials nutzen wir die Design-Plattform Canva (Canva Pty Ltd, Australien / Canva Europe S.à r.l., Luxemburg). Die Verarbeitung von Kunden- und Bilddaten in diesem Tool erfolgt auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln.
Google Workspace (einschließlich Google Drive & Google Meet): Zur professionellen Kommunikation, Durchführung von Videokonferenzen (Google Meet), E-Mail-Korrespondenz sowie zur sicheren, zugriffsgeschützten Verwaltung und Speicherung von geschäftlichen Dokumenten und coachingbezogenen Vitaldaten (Google Drive) nutzen wir Dienste der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Die Verarbeitung erfolgt auf Basis eines expliziten Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit Daten in Drittländer übertragen werden, greifen die EU-Standardvertragsklauseln.
Apple iCloud: Zur internen Datensynchronisation, Dateispeicherung und Erstellung von Backups geschäftlicher Dokumente nutzen wir Cloud-Dienste der Apple Distribution International Ltd. (Irland). Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln.
Spotify for Creators: Zur Bereitstellung und Analyse unseres Podcasts nutzen wir Plattformdienste von Spotify (Spotify AB, Schweden). Beim Abruf von Podcast-Episoden werden technische Daten (z. B. IP-Adresse, Device-Daten) an Spotify übermittelt.
LinkedIn: Zur Vernetzung, B2B-Kommunikation und Reichweitenoptimierung binden wir Links oder Funktionen des Netzwerks LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company) ein. Bei Interaktion gelten die Datenschutzrichtlinien von LinkedIn.
Instagram: Für unsere Social-Media-Präsenz und die Interaktion mit Kunden nutzen wir die Plattform Instagram der Meta Platforms Ireland Limited (Dublin, Irland). Beim Besuch unserer Instagram-Seite werden personenbezogene Daten durch Meta verarbeitet. Wir weisen darauf hin, dass für den Betrieb unserer Instagram-Präsenz eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit (Seiten-Insights-Ergänzung) gemäß Art. 26 DSGVO besteht. Ein angemessenes Datenschutzniveau für eventuelle Datenübertragungen in die USA wird durch das EU-U.S. Data Privacy Framework sowie EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet.
Buchungskanäle, Vermittlungsplattformen & Kooperationspartner: Zur Vermittlung, Vermarktung und vertraglichen Abwicklung unserer Unterkünfte und Erlebnisse kooperieren wir mit externen Plattformen und Netzwerken. Wenn Buchungen über diese Drittanbieter initiiert werden, werden personenbezogene Daten zwischen uns und den jeweiligen Plattformen ausgetauscht. Hierzu gehören etablierte Buchungsportale wie Airbnb (Airbnb Ireland UC, Irland) und Hipcamp (Hipcamp Inc., USA) sowie spezialisierte Plattformen und Netzwerke für Remote-Work, Coliving und Workations, mit denen wir kooperieren (u. a. Velout, Wemote). Die Verarbeitung der Daten dient der Erfüllung des Beherbergungs- oder Kooperationsvertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Internationale Datenübermittlungen

Werden personenbezogene Daten in Ausnahmefällen außerhalb des EWR übermittelt (z. B. bei der Nutzung globaler Cloud-Infrastrukturen oder US- bzw. australisch-basierter Plattformpartner), kommen geeignete Schutzmaßnahmen zum Einsatz, einschließlich der von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses, SCCs) sowie bestehender Angemessenheitsbeschlüsse (wie dem EU-U.S. Data Privacy Framework).

9. Datenaufbewahrung & Gesetzliche Fristen

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Da unser Unternehmen als Aktiebolag (AB) in Schweden registriert ist, unterliegen alle buchhaltungs- und transaktionsrelevanten Daten den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des schwedischen Buchhaltungsgesetzes (Bokföringslagen). Diese Frist beträgt in der Regel 7 Jahre nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres.

10. Nutzerrechte unter der DSGVO

Sie haben das Recht auf kostenlose Auskunft über Ihre gespeicherten Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie das Recht, erteilte Einwilligungen (insbesondere bezüglich der Verarbeitung von gesundheitsbezogenen Daten im Coaching, des Social-Media-Trackings, von veröffentlichten Testimonials oder des Newsletter-Empfangs) jederzeit zu widerrufen. Anfragen können formlos an hej@hejvite.com gerichtet werden. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

11. Änderungen an diesem Dokument

Wir behalten uns das Recht vor, dieses Rechtsdokument bei Bedarf anzupassen, um es an aktuelle rechtliche oder technische Standards anzupassen. Änderungen werden mit der Veröffentlichung auf der Website wirksam.

12. Kontakt für Datenschutzfragen

E-Mail: hej@hejvite.com
Adresse: hejvite AB, Nottebäck Bråvalla, 36444 Norrhult, Schweden